Afin d'initier la procédure d'obtention d'un bail ou d'une servitude ou d'achat d'une propriété détenue par Amtrak, un requérant doit soumettre une lettre de candidature décrivant l'utilisation proposée et une carte détaillée indiquant les dimensions de la zone de bail/servitude proposée au département du développement immobilier. Le demandeur est fortement encouragé à inclure toute description légale, photo du site et carte de cadastre afin d'assurer un traitement rapide de la demande.

Dans certains cas, le demandeur devra rembourser au chemin de fer le coût des frais d'examen de la conception technique.

À la réception de ces documents, l'équipe immobilière se coordonne à travers plusieurs départements pour obtenir l'approbation. La procédure d'approbation prend plusieurs mois ; une présentation complète et détaillée de la lettre de candidature, de la demande et des frais associés est une étape essentielle pour un traitement rapide. La demande de droits immobiliers ne garantit pas l'approbation.

Si votre utilisation et votre conception sont approuvées, un accord immobilier sera transmis au requérant pour signature. L'accord, établi sur un formulaire approuvé par Amtrak, énonce les conditions d'occupation ainsi que les exigences en matière d'assurance. En cas d'activité de construction liée à l'occupation, une assurance de protection ferroviaire peut également être exigée.